Wie erstelle ich eine PO?
Logge dich mit deinen Zugangdaten unter app.filmio.pro ein und wähle im Menu
FINACIALS -> Purchase Order
Klicke auf den blauen Button ADD PO auf der rechten oberen Bildschirmseite.
Gib alle dir bekannten Daten ein.
TITLE: gibt hier eine Bezeichung für deine Kosten ein. Dieser Titel dient später auch für die Schlagwortsuche. Bitte gib im Titel nicht den Auftraggeber / Rechnugssteller an.
VENDOR: gib hier den Rechnungssteller an. Bitte prüfe ob diese Person oder Firma bereits vorhanden ist und vermeide Doppeleinträge. Findest du keinen Eintrag klicke auf das Plus und lege einen neuen Kunden an.
Wichtig ist der korrekte Firmenname und die Adresse. Alle weiteren Angaben sind optional und werden später von der Buchhaltung ergänzt.
Nutze das Kommentarfeld für Anmerkungen.
ITEMS
Wähle zuerst das Sachkonto / Budget zu Lasten deine geplanten Kosten gehen. Hier ist nun der Platz für Präzise Informationen des Auftrags. Vermeide hier gleiche Worte aus deiner Titelbeschreibung.
Wähle bei COST -> DEPOSIT falls deine Kosten eine Kaution sind, die nicht in das Budget als Ausgabe einfließen werden, da sie zu späterer Zeit zurückerstattet werden. Für alle aderen Kosten lass die Voreinstellung BUDGET stehen.
Trage Menge und Preis ein. Beachte, dass es sich hier immer um NETTO Kosten handelt – sprich OHNE Berücksichtigung der anfallenden Mehrwertsteuer.
Um weitere Positionen hinzuzufügen klicke oben rechts auf den Button ADD ITEM
SPEICHERE JETZT DEINE PO!!
Du hast jetzt noch die Möglichkeit PDF Dokumente in der PO zu hinterlegen. Zum Beispiel Angebote, Lieferscheine oder Mietvertäge.
Klicke dazu auf den Button ADD ATTACHMENT.
Hier ist die Auswahl des TYPES wichtig! Wähle Document wenn dein Anhang zur reinen Information abgelegt werden soll. Die TYPEN Invoice, Pro Forma, Credit Note triggern verschiedene Freigabeprozesse in der Buchhaltung. Mehr dazu beim Thema RECHNUNGSFREIGABE.
Jetzt ist es Zeit deine PO zur Freigabe zu schicken. Mit dem Klick auf SEND TO APPROVAL ist deine PO gelockt und liegt deinem HOD oder Produktionsleiter zu Freigabe vor.
Hast du noch nicht alle Information oder bist unsicher und hast noch Fragen klicke auf SAVE & EXIT und bearbeite die PO später. Solange du sie nicht zur Freigabe schickst ist sie als Entwurf gespeichert und kann jederzeit von dir verändert werden.