Wenn die Rechnung bereits bezahlt wurde gehört sie in die VGeld- oder Kreditkartenabrechnung des Auslösers.
Wenn sie noch bezahlt werden muss sollte es dazu bereits eine PO geben. Wenn es noch keine PO zu diesen Kosten gibt lege umgehend eine PO an.
Wie man eine PO anlegt erfährst du hier
Um eine Rechnung an eine PO anzuhängen ist es KEINE Voraussetzung dass die PO komplett freigegeben sein muss. Du kannst eine Rechnung auch an einen Draft oder an eine teilweise freigegebene PO anhängen. ABER: die Rechnung wird erst nach vollständiger PO Freigabe an die Buchhaltung weitergeleitet.
Gehe in Filmio in den Bereich FINANCIAL
Öffne die zugehörige PO. Falls du die PO nicht gleich findest kannst du die Suchfunktion nutzen. Hier reichen bereits Teile von Schlagwörtern oder Firmennamen zu Suche.
Falls die Suche zu keinem Ergebnis führt du aber sicher bist, dass es ein PO gibt überprüfe den Betrachtungsfilter. Dieser ist nur für HOD bzw Kostenfreigeber sichtbar. Zur einfacheren Übersicht gibt es den Approval Modus. Hier werden nur Pos angezeigt, die aktuell noch von dir freigegeben werden müssen. Im Gegensatz dazu der Listing Modus. Hier werden alle Pos, die in deinen Zuständigkeitsbereich fallen angezeigt
Im Übrigen sind in Filmio alle Tabellen so angelegt, dass man beim Klick auf den jeweiligen Spaltentitel automatisch alphabetisch bzw alphanumerisch sortieren lassen kann.
Klicke auf die PO zu der du die Rechnung anfügen willst.
Klicke auf ADD ATTACHMENT
Wähle bei TYP -> INVOICE
Und trage Rechnungsdatum und Rechnungsnummer ein. Der Titel ist automatisch ausgefüllt, kann aber hier verändert werden. Z.B. Bei Abschlagszahlungen kann man hier 1. Rate schreiben.
Fülle die weiteren Pflichtfelder aus. Dazu gehört der Nettobetrag der Summe, die anfallende Mehrwertsteuer und der Bruttobetrag.
Die automatische Voreinstellung ist immer der Gesamtwert der PO und kann an dieser Stelle natürlich angepasst werden.
Hänge nun deine Rechnung im PDF Format an. Entweder über den Durchsuchen/Browse Button oder per drag and drop. Dabei ist es wichtig das Dokument genau in der DROP FILE HERE Zeile abzulegen sonst kann es zum Browserfehler kommen und du musst alle Daten noch einmal eingeben 🙁
Sobald die Datei hochgeladen ist hast du nun die Möglichkeit den Dateinamen noch zu ändern. Am hilfreichsten in der Zusammenarbeit ist es wenn du auf Suggest klickst. Dadurch benennt Filmio das Dokument automatisch nach einem einheitlichen Prinzip und es ist später leichter Dokumente wiederzufinden.
Wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind klicke auf Save.
Erscheint bei dir kein SAVE Button überprüfe ob du wirklich alle Pflichtfelder ausgefüllt hast.
Schließe die PO nun mit Save & Exit und deine Rechnung wird automatisch an die Buchhaltung zur Bearbeitung weitergeleitet.